Je levný, rychlý, spolehlivý, a tak se nám všem poměrně rychle vryl pod kůži a stal se naší každodenní součástí. Takových moc není, takže není těžké uhodnout, že onen „pan Úžasný“ je samozřejmě e-mail. Jako vše i on má svá pozitiva, ale i temnější stránky. Když je ve Vašich službách, mějte stále na paměti, že bez výrazu obličeje a tónu hlasu většina z nás vnímá jakékoli písemné sdělení, které jeho prostřednictvím přepravíte, spíše z té negativní než pozitivní stránky. Proto jsem se rozhodla sepsat Vám něco jako „etiketní návod“ na jeho obsluhu, sesbíraný za cca 50 let zkušeností, co je tento úžasňák na trhu.
7 základních tipů, jak na něj
- Dejte tomu čas, než kliknete na „Odeslat“
- Opatrně s kolonkami „Komu“ a „Předmět“
- Pozor na „Odpovědět“ versus „Odpovědět všem“
- Korigujte gramatiku, volbu slov, pravopis
- Vyhněte se
-
- zkratkám: LOL, BTW, ASAP
- emotikonům: J L
- verzálkám: PÍŠU VÁM…
- Oslovení / rozloučení
- Nezapomínejte…
Dejte tomu čas
Předtím než kliknete na tlačítko „Odeslat“, je nezbytné si přečíst, co jste napsali. Pokud máte možnost, posečkejte několik minut, vraťte se k tomu a přečtěte si e-mail znovu s čerstvým pohledem na věc. Nemáte-li časovou rezervu, zkontrolujte alespoň pravopis, gramatiku a tón zprávy. Pokud se chystáte odeslat cokoli pozdě večer, myslete na to, že ráno je moudřejší večera. Naopak ale na doručený e-mail se snažte okamžitě odpovědět. Pokud odpovíte déle než za 48 hodin, je lepší připojit omluvu.
Komu
Při vkládání adresy příjemce buďte obzvláště opatrní. Mohlo by se Vám přihodit to, co slečně Sáře. Její známý se chystal účastnit pohovoru ve stejné firmě, kde Sára pracuje. Když se jí e-mailem zeptal na to, jaký je její šéf, odpověděla takto:
Čau Péťo,
ty ses minulou zimu setkal s panem Koleskem na akci „potkejte se a pobavte se spolu“. Byl to ten nezdvořák s vrabčím hnízdem na hlavě a nezastrčenou košilí. Každopádně ten s tebou povede přijímací pohovor. Usmívej se a na všechno kývej. Hrozně rád si myslí, že je chytrý a tak. Tak až vypotí nějakou chabou myšlenku, dělej, jako že je to fakt super. Vím, že to zní hrozně, ale jak se tu jednou dostaneš k něčemu pořádnému, fakt stojí za to tady pracovat. On je asi jediný „problém“, který tu mám, takže to nakonec stojí za to. Už se nemůžu dočkat, až tě příští týden uvidím.
Tak zatím,
Sára
Bohužel jméno šéfa a jejího známého bylo stejné a Sára e-mail ve spěchu odeslala místo Péťovi svému šéfovi.
Předmět
Vždy ho vyplňte. Mělo by jít o co nejstručnější vyjádření obsahu zaslané zprávy. Předmět je velmi užitečný pomocník, podle kterého se orientujeme, když hledáme v množství zaslaných e-mailů jeden konkrétní.
„Odpovědět“ versus „Odpovědět všem“
Kromě toho, že velmi často rozešleme touto cestou nevědomky zprávu i těm, kterým nechceme, má kvůli tomuto zlozvyku – automaticky stisknout tlačítko „Odpovědět“ – mnoho z nás zahlcené schránky zbytečnými zprávami. Tlačítko „Přeposlat všem“ volte jen výjimečně. Předtím než stisknete „Přeposlat“ a vyplníte políčko „Komu“, nezapomeňte vymazat informace o původních odesílatelích. Pokud odpovídáte na zprávu tak, že se téma korespondence znatelně mění, pak nezapomeňte aktualizovat předmět. Nezapomínejte, že autorská práva se vztahují i na e-maily, takže buďte opatrní s jejich rozesíláním dalším adresátům bez souhlasu původního autora.
Korigujte gramatiku
Před odesláním si text minimálně jednou přečtěte, abyste měli prostor odstranit gramatické chyby či překlepy. Ty by v budoucnu mohly nejen zapříčinit to, že o sobě vytvoříte obrázek nevzdělaného negramota, ale i se stát zdrojem případného nedorozumění a špatného výkladu sdílené informace. Nepoužívejte raději diakritiku, aby se kvůli rozdílnému formátování nedostala příjemci jen hromada nesrozumitelného textu.
Naučte se internetové zkratky (akronymy)
I když radím, abyste se jim vyhnuli, je třeba je znát, protože se to jimi dnes v e-mailové komunikaci jen hemží.
Mezi nejčastější zkratky patří:
BTW – mimochodem
TTYL – promluvme si později
LOL – hlasitý smích
ROTFL – umírám smíchy
FWIW – za co to stojí
POV – úhel pohledu
B/C – protože
AYOR – na vlastní nebezpečí
B4N – prozatím sbohem
DH – drahý manželi
DF – drahý příteli
EML – pošlete mi e-mail později
JK – jen žertuji
SFW – bezpečné pro práci
TYVM – mockrát vám děkuji
AFAIK – pokud vím
IIRC – pokud si správně vzpomínám
EOM – konec zprávy
C&P – kopírování a vkládání
HTH – doufám, že to pomůže
NNTR – není třeba odpovídat
ICYMI – v případě, že jste to zmeškali
FYI – pro tvoji informaci
IMHO – dle mého skutečného mínění
IMO – dle mého názoru
BCNU – uvidíme se
ASAP – co nejdříve
OIS – aha, už vím
TIA – předem děkuji
WAYTA – o čem to mluvíš
Emotikony
Jedná se o tříznakové symboly, které vyjadřují náladu pisatele. Autorem je prý Scott Fahlman, počítačový inženýr z univerzity Carnegie Mellon v Pittsburghu. Stručná elektronická komunikace mu neumožňovala jednoduše vyjádřit své emoce a sarkasmus, a tak 19. září 1982 navrhl používat symboly J a 🙁 a od té doby je používáme téměř všichni. Při obchodní korespondenci bych doporučila jejich použití důsledně zvážit. Ne každý národ má na humor stejný pohled, a tak by Vás jejich špatné použití mohlo zbytečně připravit o nějaký zajímavý obchodní případ.
Nepoužívejte velká písmena ani vykřičníky
Velkým písmenům a vykřičníkům se raději vyhněte. Někteří lidé se domnívají, že velká písmena usnadní čtení, ve skutečnosti je to pravý opak. Je nejen obtížné je číst, ale Vaše zpráva v konečném důsledku působí až naléhavě hrubě. Naléhavost věci musí z textu přirozeně vyplynout, ani používání vykřičníků není vhodnou taktikou.
Oslovení
Oslovení řídí podobnými pravidly jako v případě dopisu. Známé oslovujeme jménem, u obchodního dopisu volíme formální oslovení. V e-mailech tykáme jen těm, s nimiž si tykáme v osobním kontaktu. Kdykoli si nejste jisti, raději zvolte formální oslovení. Pokud oslovujete jednu, dvě nebo tři osoby, oslovte jménem každého z nich, např. „Drahá Martino, Karle a Jano“. Při oslovování větší skupiny použijte slovo „Vážení“.
Rozloučení
Dnes se hojně používá elektronický podpis, který by neměl být delší než 4–6 řádků. Předpokládejte, že tak, jak se podepíšete, Vás budou v odpovědi oslovovat příjemci Vašeho e-mailu.
NEZAPOMÍNEJTE…
Být zdvořilí
Myslete na to, že přestože za Vás mluví jen řádky, jste to stále Vy a ony jsou přesným obrazem toho, jak budete vnímáni. Buďte tedy vždy laskaví a zdvořilí. Nezapomínejte na slova jako „prosím“ a „děkuji“. Na veřejných fórech prokažte úctu názorům ostatních, i když s nimi mnohdy nesouhlasíte.
Být struční
Používejte e-mail pro stručná sdělení „kdo, co, kdy a kde“. Většina z nás používá internet, abychom šetřili čas, takže si toho važme a buďme struční. Pokud toho máte hodně co říct, zkuste si rozdělit celé sdělení na menší témata. To Vás přinutí být systematičtější a umožníte čtenáři přehledněji vnímat Vámi sdělené informace. Žádná zpráva by neměla být delší než 20 řádek.
Vyvarovat se pomlouvání ostatních
Nikdy nepublikujte nic negativního o společnosti, kde pracujete nebo jste pracovali, o šéfovi nebo svých spolupracovnících. Nikdy nevíte, kam e-mail po stisknutí tlačítka „Odeslat“ ve skutečnosti doputuje.
Vyhnout se šikaně
Než odešlete jakoukoli kritiku, zamyslete se, jak byste se cítili, kdyby někdo řekl o Vás to, co jste právě napsali. Kyberšikana může vést ke katastrofě, pokud dotyčnou osobu zastihne v nepravý okamžik.
Být diskrétní
Pamatujte, že cokoli, co vložíte na internet, tam může být navždy. I když materiál smažete, někdo si mohl stihnout pořídit snímek obrazovky, zkopírovat jej nebo uložit. Jedním z dalších pravidel, kterými je třeba se řídit, je nikdy nezveřejňovat nic, co byste nechtěli, aby si přečetl kdokoli z Vaší rodiny nebo šéfové v práci.
Chránit své osobní údaje
Vzhledem k tomu, že cokoli, co na internetu zveřejníte, je k dispozici všem, vyhněte se přidávání svých osobních údajů, jako jsou Vaše adresa, telefonní číslo, informace o občanském nebo řidičském průkazu. Nechcete usnadňovat zlodějům ani predátorům jejich podlé záměry.
Chránit své děti
Pokud povolíte svým dětem přístup k internetu, ujistěte se, že víte, jaké stránky navštěvují, kdo jsou jejich „přátelé“, s kým a o čem si píšou. Sledujte jejich korespondenci, pokud to je jen trochu možné. Měli byste se ujistit, že neposílají nikomu nic, co by jim v budoucnu mohlo např. zabránit v rozvoji jejich profesní kariéry. Věnujte jim čas a pečlivě vysvětlete, co vše se může stát, když v e-mailové komunikaci nebudou obezřetné.
Nesdělovat e-mailem nepříjemné zprávy
Raději zvedněte telefon nebo navštivte dotyčného osobně, pokud e-mailová nebo chatová komunikace začíná být napjatá, strojená, zkrátka se vymyká Vaší kontrole.
Děkovat raději ručně psanými kartičkami než e-mailem
A to především za dárky, pozvání na významné společenské události, neobvyklou pomoc atd.
A mně nezbývá než poděkovat, že jste dočetli i tentokrát můj blog až do konce…
Děkuji mnohokrát za Váš čas i zájem věnovat se etiketě.