Videokonference se vzhledem k mnoha omezením dnešní doby brzy stanou jedním z nejdůležitějších pracovních komunikačních kanálů. A tak jim i ti, kdo je doteď nebyli nuceni využívat nebo se jim snažili vědomě vyhýbat stejně jako já, chtě nechtě budou muset přijít na chuť. Je tudíž na místě seznámit se s tím, jak se nedostat během pracovního setkání na obrazovce do trapné situace.
Co Vás tedy čeká a nemine, pokud se máte videokonference zúčastnit?
- Domluvte si přesnou hodinu a dbejte na to, ať nemáte zpoždění. Pokud víte, že se opozdíte, snažte se co nejdříve omluvit.
- Jako organizátor myslete na to, že čím menší počet zúčastněných, tím lépe se udrží pozornost každého.
- Ujistěte se, že máte kvalitní připojení, nainstalované všechny programy a zařízení (kamery, mikrofon, reproduktor…), které budou pro videokonferenci potřeba, a že celý videokonferenční systém funguje bezchybně. Otestujte ho raději předem.
- Vyberte takový softwarový systém, který lze používat bez rozsáhlého školení.
- Ať jste organizátor, nebo účastník, pokud se připojujete z počítače, který nepoužíváte pravidelně, ujistěte se, že víte, jak s ním pracovat.
- Usaďte se někam, kde je dostatek světla. Z osobní zkušenosti vím, že když se pokusíte zalézt někam do příšeří, abyste nebyli moc vidět, kamera Vás velmi často nemilosrdně promění v zombie. Překvapivě čím více světla, tím jste v kameře krásnější. Doteď to nechápu, ale je to tak. Přirozené boční osvětlení obvykle lichotí nejvíc.
- Nezapomeňte, že kamera snímá kromě Vás i Vaše okolí. Takže pokud se například kuchyně proměnila ve Vaši dočasnou kancelář, pak dbejte na to, aby účastníci konference neviděli víc, než je nezbytně nutné. Aby se jim nezačaly sbíhat sliny při pohledu na domácí štrúdl, který jste před chvílí vyndali z trouby, nebo se jim naopak nezvedal žaludek z hromady špinavého nádobí, co se Vám tam už pár dní kupí.
- Vylaďte svůj obličej v kameře. Dejte pozor, ať kamera nesnímá jen Vaše čelo a ustupující kštici nebo naopak záběrem zezdola neposkytne zúčastněným detailní snímek Vaší druhé brady či podrobné informace o stavu Vaší ústní dutiny.
- Dívejte se do kamery. Pokud se totiž díváte na obrazovku, vypadá to, jako byste se dívali kamsi do pryč a nevěnovali zúčastněným dostatečnou pozornost. Pamatujte, že pohled do kamery je ekvivalentní pohledu do očí člověka.
- Vhodně se oblečte. Nemusíte mít na sobě zrovna oblek či kostýmek a podpatky, ale vhodné casual pracovní oblečení by to chtělo. Soustřeďte se i na spodní část těla. Jste sice za stolem, a co je pod ním, kamera běžně nesnímá, jenže spoustě pohodářů se tato ležérnost krutě vymstila. Šéf Vás může vyzvat, ať donesete nějaký materiál, který máte jako na potvoru v jiném pokoji, Vy se nekontrolovaně zvednete, abyste obratem splnili úkol, a Vaše nedbalky a ponožky budou od té chvíle terčem vtípků šprýmujících kolegů na hodně dlouhou dobu.
- Pokud se Vám nepodaří spojení na první pokus, zkuste to za minutu dvě znovu. Nevzdávejte to!
- Pokud se připojí ke konferenčnímu hovoru kdokoli pro ostatní zúčastněné neznámý, měl by ho organizátor konference obratem představit.
- Stanovte hned na začátku, jak dlouho smí každý mluvit.
- Během prvních minut konference organizátor krátce shrne její obsah a stanoví její cíl. Každý zúčastněný by měl znát svoji roli.
- Pokud se kdokoli připojí později, měl by ho organizátor na konci hovoru krátce informovat
o všem, co zameškal. - Mluvte v krátkých větách, a pokud skončíte hovor, udělejte znatelnou pauzu, ať ostatní pochopí, že si mohou vzít slovo. Neskákejte si do řeči!
- Nehýbejte se příliš, ať nerozptylujete ty, kteří Vás sledují.
- Pokud nehovoříte, ztlumte svůj mikrofon. Mohla by náhodou přijít do místnosti Vaše partnerka nebo partner a pronést něco jako: „Stydne ti na stole oběd, kdy už ti sakra dá ten šéf pokoj, už jste dávno měli skončit.“ No a to by asi pro Váš kariérní postup nebyla úplně ta ideální informace, kterou by mělo vedení slyšet. A kromě toho mikrofony jsou dnes citlivé, takže i když do konference nezasáhne Váš partner, mohou všichni zúčastnění slyšet přes Váš mikrofon např. Vašeho křečka chroupajícího nějakou baštu nebo nějaký hodně „slušný“
a hlasitý rap linoucí se z pokojíčku Vašeho dospívajícího potomka. - Během konference nekontrolujte svůj telefon ani e-maily, věnujte pozornost jen jí. Myslete na to, že jste stále pod palbou kamer jako na červeném koberci. Big brother vidí vše. A co víc, statistiky nekompromisně tvrdí, že jen 3 % z nás mohou efektivně pracovat na více věcech najednou.
- Pět minut před koncem hovoru jako organizátor upozorněte všechny, že se blíží závěr, a dejte prostor dotazům.
- Po skončení všem rozešlete e-mailem zápis z konference.
A na závěr podle odborníků tři nejčastější prohřešky, kterých se rozhodně vyvarujte:
- Neskákejte do řeči.
- Nevěnujte se dalším činnostem.
- Vypněte mikrofon, když zrovna nemluvíte.
Přeji nám všem, ať si při videokonferencích rozumíme alespoň stejně tak dobře jako během osobních setkání, ať jejich vynucená éra netrvá příliš dlouho a ať nám to na těch obrazovkách neskutečně sluší. 😊
Nedávný článek od Entrepreneur.com